De gemeente Geetbets Werft aan (m/v):

FUNCTIEBENAMING: ADMINISTRATIEF MEDEWERKER ONTHAAL EN SNELLOKET

Functiewaardering : C1-C3 PTE (19/38) contractueel

Te begeven volgens : aanwerving

Hoofddoel van de functie:

Je staat in voor een correct en persoonlijk onthaal, informatieverstrekking aan de burger, de bediening van de telefooncentrale, het ontvangen en afleveren van producten en het (digitaal) verwerken van gegevens en documenten die betrekking hebben op de dienstverlening. Je bent verantwoordelijk voor de financiële afhandeling van de aangevraagde producten.

Plaats in het organogram: algemene dienstverlening en ondersteuning.

Functieinhoud:

Het onthaal functioneert als centraal aanspreekpunt van de organisatie. Hierbij ben je verantwoordelijk voor een correcte en persoonlijke dienstverlening t.a.v. de burger. 

- Je staat de burger zowel telefonisch als aan de balie te woord. 

- Je bedient de telefonische onthaalbedienpost.

- Je geeft persoonlijk, per telefoon of per e-mail antwoorden op vragen en verstrekt algemene gemeentelijke informatie waarvoor geen specifieke kennis nodig is.

- Je stelt allerhande gedrukte informatiekanalen (brochures, flyers, aanvraagformulieren allerhande, …) ter beschikking en beheert het folderrek.

- Je zoekt informatie en/of documenten (digitaal) op om de burger verder te helpen.

- Je informeert je verder over het doel van het bezoek, het telefoongesprek, de e-mail van de burger indien de boodschap niet duidelijk is en verwijst vervolgens gericht door naar de back-office diensten.

- Je toont begrip voor de burger die zijn / haar ontevredenheid uit en helpt deze om mogelijke oplossingen te vinden volgens de geldende regels en procedures.

Het onthaal doet dienst als snelloket. Dit behelst:

- Het afleveren van reeds (digitaal) aangevraagde documenten (zoals uittreksel uit het bevolkingsregister, …) en producten door de back-office aangeleverd (bv. een bouwvergunning, reispas, …).

- Je staat in voor de financiële afhandeling van de documenten en producten die worden afgeleverd. Je ontvangt en registreert gelden.

- Je registreert de deelname aan diverse gemeentelijke activiteiten.

- Je staat in voor de verkoop van aan het onthaal te koop aangeboden producten.

- Je ontvangt goederen van leveranciers en zorgt voor de verdere correcte interne doorstroming van het afgeleverde product tot aan de bestemmeling (onthaal leverancier, controle van bestemming, verwittigen van de bestemmeling).

- Je geeft meldingen allerhande (met behulp van 3P) door aan de betrokken diensten.

- Je verzorgt een permanente promotie van het e-loket naar de burger. 

- Je neemt aanvraagformulieren (evenementen, ….) in ontvangst en bezorgt deze aan de back-office.

Het onthaal doet dienst als afsprakenbalie:

- Je plant afspraken in 

- Je staat in voor het in kennis stellen van geannuleerde afspraken.

- Via het klantenbegeleidingssysteem volg je de in- en uitstroom van de burgers (met een afspraak) op).

Het onthaal functioneert, waar mogelijk, als front office voor de verschillende diensten. Via een doorgedreven kennis en teamgerichte ingesteldheid draag je bij tot een efficiënte en vlotte dienstverlening van het gemeentebestuur.

- Je ondersteunt de diensten door het verzorgen van een eerste intake met behulp van formulieren.

- Je ondersteunt in de diverse stappen van de processen die resulteren in de realisatie van een product.

- Je beheert de gemeentelijke productencatalogus en houdt deze up-to-date in samenwerking met de verschillende diensten.

- Je behandelt aanvragen tot inzage in bestuurlijke documenten (in kader van openbaarheid van bestuur).

- Je neemt klachten aan en volgt de afhandeling ervan op. Je houdt de burger op de hoogte van het traject van zijn klacht en de oplossing die werd geboden.

Functieprofiel:

a. Verantwoordelijkheid.

- Coördinerend: je staat in voor het afsprakenbeheer.

- Ondersteunend: je ondersteunt de gemeentelijke diensten bij de tot standkoming van de producten. 

- Uitvoerend: eigen zelfstandige taken.

b. Kennis.

- Je hebt een helikopterview voor wat betreft de gemeentelijke dienstverlening. Nl. welke producten worden door welke diensten afgeleverd. Dit vereist een grondige kennis van functies en werking van de gemeentelijke diensten.

- Basiskennis van het gemeentedecreet.

- Kennis van de belangrijkste moderne administratieve en kantoortechnieken.

- Voldoende taalkundige kennis om geschreven documenten te kunnen opstellen.

- Grondige kennis van informaticatoepassingen zoals outlook en office.

c. Vaardigheden/attitudes.

- Klantgerichtheid en klantvriendelijke uitstraling. Je streeft naar klantentevredenheid en vertoont een voorbeeldgedrag inzake kwaliteitsvolle dienstverlening naar de burger.

- Beschikken over communicatieve en redactionele vaardigheden: je luistert goed en spreekt duidelijk en vlot. Je bent in staat om duidelijke en gestructureerde boodschappen neer te schrijven (e-mail). M.a.w. je hanteert een correct taalgebruik en schrijft helder, beknopt en zonder fouten.

- Je handelt integer, met tact en discretie. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke en delicate informatie.

- Zin voor verantwoordelijkheid, nl. eigen werkzaamheden kunnen organiseren en zelfstandig afwerken.

- Zelfstandig probleemsituaties kunnen oplossen. Je denkt en werkt zelf, met minimale ondersteuning van anderen. Ook in nieuwe of onbekende situaties en/of bij weerstand handel je zelfstandig en neem je initiatief.

- Je hebt een vlotte omgang met de burger, feeling met situaties allerhande en anticipeert hierop met de nodige tact en discretie.

- Teamgeest en collegialiteit o.a. hulpvaardig zijn t.a.v. de collega’s. Je bouwt actief mee aan goede werkafspraken en een goede werksfeer om het gezamenlijk resultaat te bereiken.

- Bekwaam zijn om zich permanent te vormen in functie van wijzigende wetgeving, omstandigheden. Dit vereist ook een bepaalde flexibiliteit t.o.v. wijzigende taakinhoud.

- Concentratievermogen.

- Logisch denkvermogen.

- Zin voor orde en netheid.

- Verzorgd voorkomen.

- Stressbestendig.

Deze functiebeschrijving is niet beperkend en kan worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische wijzigingen binnen het bestuur.

DATUM INDIENEN KANDIDAATSTELLING:

De kandidaturen (sollicitatiebrief, CV, uittreksel strafregister (openbaar bestuur, niet ouder dan 2 maand), kopie rijbewijs & kopie diploma) moeten uiterlijk op 30 oktober 2017 aangetekend worden verzonden (datum van poststempel als bewijs) aan het College van Burgemeester en Schepenen, Dorpsstraat 7, 3450 Geetbets of overhandigd worden tegen ontvangstbewijs aan het onthaal van het gemeentehuis (uiterlijk 30 oktober 2017 om 12.00u).

MEER INFO OVER DE FUNCTIE:

Functie-inhoud: Sandy Boa – tel. 011/58.65.21 – sb@geetbets.be 

Verloop van de aanwervingsprocedure: Tania Bonne – tel. 011/58.65.22 – tb@geetbets.be

Terug naar alle nieuws